Проблемы строительных проектов и способы решения

Строительство — высококонкурентная отрасль, и каждая заинтересованная сторона в проекте борется за свой «кусок пирога». Зачастую подрядчики больше заинтересованы в выполнении дорогостоящих краткосрочных задач, чем в достижении конечной цели проекта. Отчасти поэтому для строительной сферы характерна низкая слаженность работы команд.

Кроме того, в традиционных контрактах определяется, что делать с отдельными сегментами работы, но не показывается, как сегменты связаны между собой. Таким образом, исполнители разных отрезков работ в проекте имеют конкретные обязательства без понимания глобальной цели. И без ответственности за итоговый результат проекта.
Подобные проблемы можно решать несколькими способами. Прежде всего – создать единую информационную среду, включающую четкий список задач, определение долгосрочных целей, автоматизацию расчетов и понимание того, что делают в проекте организации-партнеры.
Это повышает как прозрачность проекта, так и слаженность работы его участников. В результате выигрывают все. Помимо общей проблемы, которую можно решить с помощью  СОД (среды общих данных), есть множество сложностей, возникающих на разных этапах проекта. Мы разберем их ниже.

Три группы проблем строительных проектов

Чтобы предлагать компаниям строительной отрасли эффективные решения, мы проанализировали частые проблемы, возникающие на всех этапах строительных проектов — от проектирования до сдачи в эксплуатацию. В результате разделили их на три группы (в разрезе передачи и хранения информации).

1. Проблемы на стадии подготовки к проекту

Отсутствие BIM-технологии. Среди проблем, возникающих до реализации проекта, можно выделить отсутствие BIM-технологии или ее неполное использование. Считается, что информационное моделирование зданий (BIM) экономит временной ресурс при реализации строительного проекта. Но это происходит в том случае, если технология используется правильно. Некорректное применение BIM может привести к еще большим потерям времени (например, если модель не проверяется на коллизии).

Затянутые процессы. Немало времени теряется из-за затянутого процесса выбора подрядчиков и составления изначальной ведомости объемов работ по объекту, которую подрядчики должны заполнить.

Особенности строительных проектов на этапе проектирования:

• Проектировщики работают в условиях сжатых сроков.
• Отсутствует среда общих данных, информация между участниками проекта передается недостаточно оперативно.
• Расчет объемов работ зачастую производится вручную.

2. Проблемы на стадии реализации проекта

• Несогласованность действий. Строительные проекты крайне сложны из-за постоянных изменений, возникающих по ходу проекта. Изменения в проектных решениях влекут за собой правки в сроках, составах работ.
  
  

  Ольга Хитрова

  Руководитель системной аналитики

  Мнение эксперта

  Правки поступают как «сверху» от руководства, так и «снизу» — от субподрядчиков. Не все участники проекта своевременно узнают о них. Это вызывает несогласованность действий, увеличивает сроки и затраты проекта

• Неэффективное движение информации. Информация по проекту (состав работ, версии актов и договоров) обычно передается через почту и чаты. Это приводит к потере и задвоению данных: документы теряются в процессе переписок, важные файлы дублируются на персональных компьютерах, появляется множество неактуальных копий. При этом страдает и прозрачность процессов — не всегда очевидно, кто и когда внес правки в состав работ. В результате генподрядчик тратит время на сопоставление договоров и поиск несогласованных ранее работ.

Особенности строительных проектов на этапе строительства:

• Увеличиваются сроки строительства и бюджет из-за ошибок в документации.
• Появляются неучтенные работы из-за неточных расчетов ведомостей объемов работ. Приходится подписывать множество дополнительных соглашений. При этом процесс согласования объемов отличается непрозрачностью.
• Участники проекта тратят много времени впустую из-за использования неактуальной документации.
• Расчеты вручную. Стоимость, объемы и длительность работ рассчитываются чаще всего вручную. Так же готовятся и ведомости (ВОиСР). Впоследствии они переносятся в сметные системы, системы КСП и бюджетирования. Это занимает много времени и создает почву для возникновения ошибок. Нормы расценок, времени, расходов, структуры видов работ и другие важные данные хранятся в формате Excel. Каждый раз при расчете есть вероятность ошибки в цифрах. К тому же нормы могут измениться, а сотрудники будут при этом использовать устаревшие данные.
• Финансовые нестыковки и риски. Из-за проблем с отслеживанием затрат удержание проекта в рамках бюджета становится одной из самых сложных задач. Типичный строительный проект может содержать десятки распоряжений об изменениях. Контроль затрат на протяжении жизненного цикла проекта, включая отслеживание приказов и управление контрактами с поставщиками — трудоемкая задача. Риски повышаются из-за устаревшей или отсутствующей информации, отложенного времени отклика и запутанных процессов с участием различных поставщиков, систем и продуктов. Отсутствие точных данных о финансовом состоянии проекта мешает принимать обоснованные решения. Проблемы с закрытием работ и контролем исполнителей
• Неоперативное закрытие работ. Принятие работ затягивается из-за формата контроля: сначала субподрядчик информирует о выполнении работ, потом генеральный подрядчик занимается проверкой. Все коммуникации происходят по почте или через бумажную документацию, откуда данные переносятся в 1С для формирования актов. Создание закрывающих документов также требует времени.
• Затягивание приемки. Это не выгодно как заказчику, так и подрядчикам. Подрядчики не получают своевременное финансирование, у заказчика отодвигаются сроки сдачи, ему трудно просчитать процент штрафа за задержку по вине исполнителя.
• Хаотичный контроль подрядчиков. Когда подрядчиков много, работа с ними становится хаотичной. Необходимо отслеживать качество и сроки работ каждого исполнителя. Контроль пытаются осуществлять через почту, устные обсуждения на совещаниях или используя бумажные носители информации. Это трудоемко и влечет за собой ошибки и разногласия.

Современные способы решения проблем строительства

1. Создание среды общих данных
   Централизация данных помогает избежать потерь информации и появления неактуальных файлов. Единое информационное поле – то, к чему стремятся компании в разных сферах. Хранение информации в одном месте обеспечивает согласованность действий, укрепляет связь между участниками проекта и упрощает рабочие процессы на всех этапах строительства.
   
   
2. Правильное использование BIM-технологий
   Информационное моделирование с поддержкой облачных технологий также позволяет устранить дублирование или устаревание информации. При этом BIM нужно использовать не «в вакууме», а в совокупности с другими рабочими процессами проектирования, подготовки к строительству и управления проектом (включая анализ проекта, расчеты, оценку стоимости, управление изменениями, стоимостной инжиниринг). Это снижает риски и повышает эффективность при планировании и реализации проекта. 
   
   
3. Интеграция и автоматизация рабочих процессов
   Необходимо свести к минимуму использование электронной почты и ручного внесения данных в таблицы Excel на этапе тендерных процедур. Правильно подобранное ПО для управления торгами с возможностью автоматизации присылает приглашения на торги, синхронизирует календари с ключевыми датами торгов, а также квалифицирует и оценивает риски участников тендера. Это помогает командам экономить время и избегать ошибок.
   
   
4. Отслеживание расходов
   Вместо электронных таблиц лучше использовать централизованную платформу управления строительством. Она позволит прозрачно отслеживать все изменения стоимости и их влияние на общий бюджет. Благодаря упорядоченному внесению изменений в бюджет, поддерживается положительный денежный поток, снижаются риски и увеличивается прибыль. 
   
   
5. Автоматизация контрактов
   Работа с разными электронными таблицами и папками для управления субподрядчиками очень ресурсоемкая. С помощью системы, автоматизирующей контракты и разметку, можно создавать, редактировать и просматривать документацию с поставщиками в одном месте. Это дает четкое представление о доходах, расходах, затратах, прогнозах и отклонениях, связанных с каждым контрактом.

Малоэффективное ПО строительной отрасли

Строительная отрасль движется по пути цифровой трансформации. За последние годы темпы изменений ускорились, что, не в последнюю очередь, связано с эпидемиологической обстановкой и необходимостью быстро принимать решения даже при отсутствии возможности личных встреч. Но при этом значительно выросло количество используемых инструментов, которые плохо интегрируются друг с другом.

Мария Головашкина

руководитель группы оценки стоимости

Мнение эксперта

По нашему опыту, строительные компании используют, в среднем, 5 строительных приложений. И это никак не решает проблему потери данных или длительности согласований. Самыми популярными программами для ведения информации по проекту остаются Excel, электронная почта и 1С. Иногда используются другие программы, такие как Улей, но они мало распространены на рынке

В некоторых компаниях создают внутренние системы электронного документооборота, но разработка ПО своими силами обычно стоит дорого и занимает много времени. И тоже трудно стыкуется с информационной средой подрядчиков и поставщиков.

Единая строительная платформа Larix

Наличие единой строительной платформы позволяет связать информацию, рабочие процессы и команды. В отличие от разрозненных программ с узкой направленностью, строительная платформа объединяет все данные проекта в одну систему. Это облегчает анализ информации, взаимодействие команды и принятие решений.
Подключенная строительная платформа обеспечивает поток информации на протяжении всего жизненного цикла проекта, что позволяет интегрировать команды, процессы и информацию с ранних этапов проектирования до завершения работ и эксплуатации.
Если говорить о налаживании рабочих процессов внутри компании, то современное ПО должно отвечать 4-м пунктам:

1. Стандартизация
   Центральные и общие платформы данных позволяют стандартизировать рабочие процессы, снижая риски. 
   
   
2. Совместная работа
   Важно, чтобы заинтересованные стороны легко вовлекались в рабочий процесс и вовремя предоставляли обратную связь. Процессы при этом не завязаны на одного члена проектной группы, а предоставляют полномочия всем. Сотрудники, соответственно, должны работать в единой информационной среде. 
   
   
3. Автоматизация
   При автоматизации процессов снижается административная нагрузка, упорядочиваются коммуникации и задачи. Когда требуется определенное действие или одобрение, соответствующий сотрудник получает уведомление. 
   
   
4. Интеграция
   Интеграция программного обеспечения — ключевой фактор для сокращения количества ошибок, включая двойной ввод данных. Если для управления одним процессом используется несколько технологических платформ, лучше их объединить.

Платформа Larix для применения на всех этапах строительного проекта:

Благодаря использованию 3-х компонентов, вся информация хранится в общей среде, где видно, кто и когда внес правки. Участники проекта находятся в едином информационном поле, исключена возможность утери части данных или работы с устаревшими файлами.

Автоматизируются процессы проведения тендерных процедур. Подрядчики заполняют удобную для заказчика форму, и сопоставление смет происходит автоматически. Также в ПО ускоряется процесс согласования документов среди различных служб заказчика. Субподрядчики отчитываются о выполненных работах, и сразу видно, были ли эти работы завершены в срок. Продукты Larix встраиваются в IT-архитектуру компании и интегрируются с существующими программами: 1С, системами календарно-сетевого планирования, BIM (Revit, Renga, Civil и т.д.). При совместном использовании BIM, систем визуального планирования и Larix.EST, компания переходит на следующий уровень BIM — от 3D к 5D.

Узнайте о применении Larix.CPM в КС-ПРО и Larix.EST в компаниях RBI и Основа.