Автоматизация тендерных процедур и повышение эффективности строительства

05.07.2022
Просмотров [7077]
Поделиться материалом

КЛИЕНТ

ООО «КС-ПРО»

ООО «КС-ПРО» – крупный технический заказчик, оказывающий услуги по проведению инженерных изысканий, строительному контролю и вводу объектов в эксплуатацию.

Задача

Работа по выбору подрядчиков в «КС-ПРО» не была автоматизирована. Как и во многих других компаниях тендеры проводили, сопоставляя информацию от участников в таблицах Excel.

Обработка огромных массивов данных была крайне сложной и трудоемкой, что приводило к возникновению ошибок и трате времени на их исправление. К тому же в компании рос портфель проектов и прогнозировали дальнейшее развитие бизнеса. 

Ольга Хитрова
Руководитель системной аналитики
Мнение эксперта
Вопрос автоматизации стоял остро: при большом количестве тендерных процедур традиционный подход задерживает выход подрядчика на стройку или вынуждает его выходить до фиксации стоимости, а это чревато заключением дополнительных соглашений с изменением стоимости и сроков строительства. Для решения поставленных задач выбрали Larix.Contract и Larix.Tender
Image

Решение

Автоматизация торгов и контроль подрядчиков

Larix.Tender и Larix.Contract — это отечественные облачные web-решения, которые не требуют установки дополнительного программного обеспечения у пользователей.

Larix исключает ошибки в расчетах как на этапе торгов, так и при контроле исполнения обязательств. Дополнительно в системе можно контролировать объемы работ подрядчиков и отслеживать соблюдение плановых показателей

Скачайте презентацию

Заполните форму и мы пришлем вам презентацию

Скачивание файла начнется
через несколько секунд

Нажимая на кнопку “Скачать” вы соглашаетесь
с политикой конфиденциальности

Внедрение Larix

Работу над проектом начали с изучения бизнес-процессов компании «КС-ПРО»: проанализировали, как проводятся тендерные процедуры, кто в них участвует и как заказчик видит эти процессы в дальнейшем.

На первом этапе настроили ПО: установили платформу на серверах «КС-ПРО», назначили роли для всех участников тендера и дальнейшей работы с подрядчиками, а также добавили цепочки согласования. Выстроили процессы так, чтобы подключившиеся сотрудники сразу могли приступать к работе, без дополнительных настроек системы.

Следующим шагом стала подготовка пользователей. Специалисты Айбим обучили команду проекта и разработали набор регламентирующих документов. Это очень важный этап, ведь именно регламентирующие документы позволяют достаточно быстро погружать новых участников процесса в работу с системой и без дополнительного обучения приступать к выполнению текущих задач.

Image

Работа над проектом

Image
Индивидуальная доработка функционала

Работа над проектом велась практически год. За это время настроили ПО, разработали формы документов, провели обучение.

Помимо стандартных процессов адаптировали функционал под специфику «КС-ПРО»:

01

Создали разноуровневые ведомости для разных задач:

для тендера использовалась ведомость, состоящая из единичных корпоративных расценок («Рабочие процессы»), а для Договоров и Актов выполненных  работ – из укрупненных расценок («Комплексные процессы»).

02

Предоставили подрядчику возможность сравнивать ведомости объемов работ

при внесении изменений в тендерную ведомость и публикации новых данных заказчиком. Подрядчик стал видеть в системе обновления и вносить соответствующие правки в своё коммерческое предложение.

03

Реализовали согласование актов выполненных работ двух типов:

   1) построчное согласование каждой позиции – для инженерного состава, проверяющего объем и качество работ,
   2) полное согласование документа лицами, проверяющими реквизитный состав (договорной отдел), или руководителями организации, подтверждающими приемку и оплату.

04

Подготовили конструктор дополнительных соглашений

который позволяет видеть в измененном документе цветовую идентификацию позиций. Зеленый цвет — новые добавленные позиции, желтый — измененные объем или цена за единицу, красный — удаленные из ведомости позиции.

05

Настроили систему родительских организаций

и возможность управлять ими одному пользователю. Это необходимо для работы с разными юридическими лицами под одной учетной записью.

06

Сделали отслеживание ввода отчетного периода в акты выполненных работ

по правилам заказчика. Это обеспечило корректность расчета остатков по объемам и накопительных сумм.


Закажите консультацию

Будем рады рассказать подробнее о возможностях
и предложить вам подходящий вариант внедрения

Заявка принята.
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время

Нажимая на кнопку “Заказать” вы соглашаетесь
с политикой конфиденциальности

Результат

Техническая и методологическая поддержка

В 2022 году сотрудники «КС-ПРО» начали работать в Larix в режиме промышленной эксплуатации. На сегодняшний день в системе штатно проводятся тендерные процедуры, заключаются договоры с подрядчиками – победителями конкурсов.

Специалисты Айбим продолжают оказывать техническую и методологическую поддержку.

Алексей Пелипенко
Директор по стратегическим проектам Айбим
Мнение эксперта
Мнение практиков для нас является приоритетным, и в формате сопровождения мы готовы дорабатывать Larix под запросы заказчика, чтобы сделать эксплуатацию максимально качественной и удобной

Вас могут заинтересовать статьи и видео