Автоматизация тендерных процедур и повышение эффективности строительства

Тендер «по старинке» не успевает за ростом портфеля проектов

В 2021 году специалисты Айбим начали проект по внедрению платформы Larix в компании «КС-ПРО». ООО «КС-ПРО» – крупный технический заказчик, оказывающий услуги по проведению инженерных изысканий, строительному контролю и вводу объектов в эксплуатацию.

Ольга Хитрова

Руководитель системной аналитики

Мнение эксперта

Работа по выбору подрядчиков в «КС-ПРО» не была автоматизирована. Как и во многих других компаниях тендеры проводили, сопоставляя информацию от участников в таблицах Excel. Обработка огромных массивов данных была крайне сложной и трудоемкой, что приводило к возникновению ошибок и трате времени на их исправление. К тому же в компании рос портфель проектов и прогнозировали дальнейшее развитие бизнеса, так что вопрос автоматизации стоял остро: при большом количестве тендерных процедур традиционный подход задерживает выход подрядчика на стройку или вынуждает его выходить до фиксации стоимости, а это чревато заключением дополнительных соглашений с изменением стоимости и сроков строительства. Для решения поставленных задач выбрали Larix.Contract и Larix.Tender

Автоматизация торгов и контроль подрядчиков

Larix.Tender и Larix.Contract — это отечественные облачные web-решения, которые не требуют установки дополнительного программного обеспечения у пользователей.

• Larix.Tender автоматизирует процесс организации и проведения торгов и упрощает выбор оптимальных исполнителей.
  

• В Larix.Contact удобно контролировать работу подрядчиков и формировать отчетность (КС-2, КС-3, КС-6а), корректировать документы и закрывать акты.

Larix исключает ошибки в расчетах как на этапе торгов, так и при контроле исполнения обязательств. Дополнительно в системе можно контролировать объемы работ подрядчиков и отслеживать соблюдение плановых показателей

Внедрение Larix

Работу над проектом начали с изучения бизнес-процессов компании «КС-ПРО»: проанализировали, как проводятся тендерные процедуры, кто в них участвует и как заказчик видит эти процессы в дальнейшем.

На первом этапе настроили ПО: установили платформу на серверах «КС-ПРО», назначили роли для всех участников тендера и дальнейшей работы с подрядчиками, а также добавили цепочки согласования. Выстроили процессы так, чтобы подключившиеся сотрудники сразу могли приступать к работе, без дополнительных настроек системы.

Следующим шагом стала подготовка пользователей. Специалисты Айбим обучили команду проекта и разработали набор регламентирующих документов. Это очень важный этап, ведь именно регламентирующие документы позволяют достаточно быстро погружать новых участников процесса в работу с системой и без дополнительного обучения приступать к выполнению текущих задач.

Индивидуальная доработка функционала

1. Создали разноуровневые ведомости для разных задач. Для тендера использовалась ведомость, состоящая из единичных корпоративных расценок («Рабочие процессы»), а для Договоров и Актов выполненных  работ – из укрупненных расценок («Комплексные процессы»).
   
   
2. Предоставили подрядчику возможность сравнивать ведомости объемов работ при внесении изменений в тендерную ведомость и публикации новых данных заказчиком. Подрядчик стал видеть в системе обновления и вносить соответствующие правки в своё коммерческое предложение.
   
   
3. Реализовали согласование актов выполненных работ двух типов:
      a. построчное согласование каждой позиции – для инженерного состава, проверяющего объем и качество работ,
      b. полное согласование документа лицами, проверяющими реквизитный состав (договорной отдел), или руководителями организации, подтверждающими приемку и оплату.
   
   
4. Подготовили конструктор дополнительных соглашений, который позволяет видеть в измененном документе цветовую идентификацию позиций. Зеленый цвет — новые добавленные позиции, желтый — измененные объем или цена за единицу, красный — удаленные из ведомости позиции.
   
   
5. Настроили систему родительских организаций и возможность управлять ими одному пользователю. Это необходимо для работы с разными юридическими лицами под одной учетной записью.
   
   
6. Сделали отслеживание ввода отчетного периода в акты выполненных работ по правилам заказчика. Это обеспечило корректность расчета остатков по объемам и накопительных сумм. 

Техническая и методологическая поддержка

В 2022 году сотрудники «КС-ПРО» начали работать в Larix в режиме промышленной эксплуатации. На сегодняшний день в системе штатно проводятся тендерные процедуры, заключаются договоры с подрядчиками – победителями конкурсов.

Специалисты Айбим продолжают оказывать техническую и методологическую поддержку.

Алексей Пелипенко

Директор по стратегическим проектам Айбим

Мнение эксперта

Мнение практиков для нас является приоритетным, и в формате сопровождения мы готовы дорабатывать Larix под запросы заказчика, чтобы сделать эксплуатацию максимально качественной и удобной