Информационная модель и системы управления активами

Какая информация требуется организациям?

Информационные требования служат отправной точкой для информационного менеджмента в строительстве (ИМС). С их помощью различные подразделения организации (производственные и вспомогательные) могут определять потребность в информации, чтобы эффективно работать с активами организации, представленными в виде зданий, сооружений, дорог и территорий.

Наличие информационных требований по активу на протяжении всего жизненного цикла помогает его владельцу вести бизнес максимально эффективно, понимая потребности как своих клиентов, так и всех прочих заинтересованных сторон.

Также требования к информации необходимы для достижения целей организации, ради которых она была создана. Чтобы правильно определять и ясно формулировать требования к информации на уровне всей организации, следует глубже разобраться в том, какую роль они выполняют. Это не так просто сделать: нужно иметь представление о специфике основной деятельности организации, о ее корпоративной системе управления и об информации, с которой ей приходится иметь дело.

Мы говорим о компаниях, которые активы создают, развивают, используют, изменяют, приобретают, улучшают и сдают в аренду. Поэтому можно предположить, что именно информация об активах будет иметь особенное значение. При этом сама информация может существовать в различных формах и обмениваться среди большого количества получателей и поставщиков как внутри организации, так и за ее пределами.

Какая информация используется в системах управления активами?

Большинство организаций работает, не применяя принципы ИМС в должной степени. Они продолжают ежедневно пользоваться неструктурированной информацией, что негативно влияет на эффективность их деятельности.

Компании формируют, документируют и хранят информацию в бумажном виде (в разных шкафах, по разным кабинетам) или в разных файлах с неструктурированным содержанием (на разных компьютерах и в не связанных друг с другом файловых хранилищах).

Когда информации, представленной таким рассредоточенным и бессистемным образом, становится слишком много, способность любого сотрудника получить к ней своевременный доступ резко снижается. И причины этого вполне понятны: неструктурированную информацию трудно найти, трудно обработать, трудно проверить на достоверность и актуальность.

Негативное влияние неструктурированной информации на повседневном операционном уровне может показаться несущественным. Но это может нести вполне реальные риски неправильных управленческих решений в отношении объектов. Неправильные решения могут не только снизить эффективность самих объектов, но и создать угрозу для здоровья и безопасности людей, которые ими пользуются.

Современные информационные технологии, реализованные в разных информационных системах (ИС), дают возможность более продуманно и на системной основе обращаться со структурированным данными. Внутренние и внешние заинтересованные стороны (или стейкхолдеры) получают доступ к нужной информации быстро и своевременно, что дает им возможность принимать правильные решения.

В ИМС под «информацией об активе» мы понимаем информацию, которая была соответствующим образом произведена и включена в состав информационной модели актива (АИМ) в виде графических моделей, данных об активе и документов.

Здесь важно, чтобы система управления активами могла взаимодействовать с АИМ. Другими словами, система управления активами должна обращаться к той структурированной информации, что содержится в АИМ, чтобы ее обрабатывать, получая требуемый результат в нужное время.

Какие информационные системы используются для управления активами?

Разные направления деятельности влияют на требования к информации. Организация должна выбрать из целого ряда информационных систем ту, которая наиболее полно соответствует ее требованиям к управлению информацией с учетом отраслевой специализации.

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и представления информации для достижения поставленной цели.

Базируясь на этом достаточно простом определении, сделаем три важных вывода:

• ИС — нечто гораздо большее, чем просто компьютерная программа: это — технологическая и сетевая инфраструктура, регламентированные процессы и вовлеченность многих людей.
• ИС хранит и обрабатывает информацию, которая находится в ее базе данных или даже базах данных других систем. В этом смысле под интеграцией разных ИС как раз и понимается их способность обращаться к базам данных друг друга.
• ИС предназначена для управления информацией по физическому объекту, а не самим объектом. Поэтому она всего лишь посредник между объектом и человеком, который с ее помощью принимает нужные управленческие решения.
  

В контексте управления активами «родной» базой данных для таких систем должна стать информационная модель актива (АИМ).

Существует очень много разных видов и подвидов ИС, которые работают с информацией, связанной с активами. Выделим два типа систем в зависимости от решаемых задач:

1. Система автоматизированного управления объектом (CAFM-система, от англ. Computer Aided Facilities Management). Физический объект в этой системе рассматривается как сооружение, которое должно функционировать и поэтому требует соответствующего технического обслуживания и ремонта, контроля и поддержки работоспособности обеспечивающих его технических систем.

   Основная задача CAFM-системы — мониторинг состояния оборудования. Поэтому она хорошо подходит для объектов, требующих устойчивости в работе их технических систем.

2. Система управления активами предприятия (EAM-система, от англ. Enterprise Assets Management). Физический объект здесь — актив, который в процессе своего использования должен создавать ценность, определенную собственником. Ценность может иметь достаточно широкое толкование: непосредственное получение прибыли или достижение какого-то иного полезного эффекта (например, если речь идет о социально значимом объекте, построенном за счет государственного финансирования).

   Основная задача ЕАМ-системы — оптимизировать использование активов и повысить их качество при одновременном снижении затрат. Это помогает достичь большей гибкости с точки зрения эксплуатации и обслуживания. Система дает ответы на все вопросы, связанные с активами. Например: где находится в данный момент актив? Кто его использует? Когда требуется плановое техническое обслуживание? Поскольку система EAM появилась позже, чем CAFM-система, существует расхожее мнение, что она более современная и продвинутая.

   На мировом рынке профильного ПО представлено порядка сотни продуктов, в той или иной степени относящихся к автоматизации управления информацией о физических объектах. Причем делятся они на ряд подвидов, которые отличаются специализацией и базовой функциональностью. Но функциональные возможности, реализованные в программном обеспечении, часто пересекаются друг с другом. Поэтому спор о различиях в функционале систем CAFM и ЕАМ, — дело довольно неблагодарное.

   Без информационной системы современная организация не может эффективно управлять своими активами, представленными в виде антропогенных (созданных человеком) объектов. Это прямо декларируется и стандартами ИСО серии 55 000 «Управление активами».

   В частности, стандарт ГОСТ Р 55.0.01–2014/ИСО 55000:2014 определяет, что используемые для управления активами информационные системы могут быть очень большими и сложными. Необходимо решить множество проблем, связанных со сбором, верификацией и объединением данных об активах для того, чтобы преобразовать их в информацию об активах. Формирование, обработка и документирование этой информации остается критической функцией системы управления активами.
   

Без применения структурированного подхода к управлению информацией трудно эффективно управлять активами в виде зданий, сооружений, дорог и территорий. Поэтому завершим эту статью следующими выводами:

1. Организации должны выбирать ИС, исходя из специфики своей деятельности, после детального изучения возможностей системы и управленческих задач, которые планируется с ее помощью решать.
   

2. Процесс управления информацией (ИМС) не должен зависеть от выбора информационной системы. Скорее, наоборот: технология (то есть ИС) должна обеспечивать выполнение методологии.

3. Информационная модель актива (как база данных об объекте) может (и должна!) использоваться разными ИС. Это относится к системной интеграции, которая сама по себе способна повысить эффективность управления организацией.

4. Информационная система — это всего лишь часть сценария применения информации, поэтому при выборе соответствующей информационной системы (или при интеграции систем) всегда нужно отталкиваться от целей и задач, которые предполагается решать в каждом конкретном случае с помощью информационного менеджмента в строительстве.