Когда в проекте слишком много статусов, сроков и денег: история одного перехода на PLAN-R

КЛИЕНТ

Заказчик

Крупная подрядная компания в электроэнергетике, которая берет на себя полный цикл работ по объектам электросетевой инфраструктуры – от получения технических условий (ТУ) до пусконаладочных работ (ПНР). В портфеле компании – строительство и реконструкция ПС 35-220 кВ, ТП/РП/РТП 0,4-10 кВ, прокладка и реконструкция КЛ 0,4-220 кВ (в том числе методом ГНБ), высоковольтные подстанции, ЛЭП и распределительные устройства. Все стадии ПИР, СМР, ПНР ведутся по десяткам объектов параллельно. Такие проекты требуют прозрачности, быстрого принятия решений и постоянного контроля.

Задача

До внедрения нового решения управление портфелем проектов фактически жило в Excel:

У заместителя генерального директора была сводная таблица по всем объектам
У каждого руководителя проекта – отдельная таблица по объектам, со своим форматом, фильтрами и набором полей.

Информация еженедельно вручную переписывалась в общую сводку. На обновление данных каждый РП и сам руководитель тратили не меньше двух часов.

Это создавало ряд проблем:

Разрозненные, не унифицированные данные невозможно было быстро свести в отчет для руководства.
Отсутствовала аналитика, индикаторы и дашборды. Чтобы найти проблему по конкретному объекту, приходилось каждый раз долго изучать таблицы.
Важные события или риски могли ускользать просто потому, что их сложно вовремя заметить в Excel.

Особенно остро это проявлялось при выполнении критичных для энергетики процессов:

Получении согласований и контроле их статусов и сроков
Заказе и поставке оборудования
Получении геоподосновы
Ведении платежей
Контроле сроков исполнения обязательств по договорам технологического присоединения — для своевременной подготовки дополнительных соглашений о продлении

В портфеле компании 150+ единовременно исполняющихся объектов строительства со средним сроком реализации от 4 до 24 месяцев. При таком объеме ручное сведение данных превращалось в постоянный источник ошибок и задержек.

Руководство компании поставило задачу: цифровизировать управление портфелем проектов, чтобы все данные по объектам были в единой системе, статус и проблематику можно было увидеть в любой момент времени.

Ход проекта

Для решения этой задачи выбрали связку из 2 продуктов:

PLAN-R – основная система управления портфелем проектов
BI-система – для визуализации и аналитики

Команда Айбим предложила концепцию:

Единый формат ведения портфеля: для всех объектов определены общие ключевые вехи, статусы и показатели. Для руководства выделили 11 ключевых вех по каждому объекту.
Ролевая модель доступа – каждый сотрудник видит необходимый ему уровень детализации, а руководитель при необходимости может провалиться от сводных индикаторов до конкретного объекта и задачи.
Итоговый дашборд по портфелю – сроки, финансы, проблематика, прогноз исполнения. Это особенно «зацепило» и сотрудников, и руководство, показав, как может выглядеть управление без ежедневной борьбы с таблицами.

Подготовительный этап: анализ и сессии

Благодаря опыту работы с электросетевыми организациями у команды Айбим анализ исходных данных занял немного времени. Далее начались интервью и стратегические сессии:

Встречи с тремя проектными командами по трем направлениям (в среднем по 5–7 человек).
Обсуждение, как они видят идеальную систему: какие вехи действительно влияют на сроки, какая типовая проблематика встречается на объектах, какой формат отображения данных им удобен.

Формат работы – не только интервью, но и мозговые штурмы, где команды сами участвовали в проектировании будущего решения. Это позволило собрать картину реальной работы: от первых этапов технологического присоединения до ввода объекта в эксплуатацию.

Настройка системы и обучение

Особых сложностей при внедрении не возникло: процесс настройки был давно отлажен, а система адаптирована под привычный вид для сотрудников.

Основные шаги:

Настройка графиков, индикаторов и аналитических дашбордов поверх этих данных.
Перенос части проектов в PLAN-R, настройка модели данных и системы индикаций.

После настройки систем провели обучение сотрудников проектных команд. Освоение базового функционала занимает всего несколько часов – благодаря интуитивно понятным интерфейсу и логике работы.

Важно, что переход не ломал привычный процесс: сотрудники увидели те же данные, но в более удобном и наглядном виде.

Результат

Сейчас часть проектов перенесена в PLAN-R, настроена система индикаций по ключевым показателям, выстроена модель данных и аналитический дашборд по портфелю: сроки, финансы, проблематика, прогноз исполнения.

Практические эффекты:

Единая система вместо десятков файлов. Все данные по проектам теперь хранятся в одном месте, в едином формате.
Ролевая прозрачность. Каждый пользователь видит нужный ему уровень информации, от исполнителя до руководства.
Меньше ручной работы. Не нужно тратить часы на приведение данных к единому формату и обновление сводной таблицы – система сама собирает актуальные значения.
Актуальная информация по разным блокам. В PLAN-R отслеживаются статусы и сроки согласований, заказ оборудования, получение геоподосновы, платежи и договоры технологического присоединения. Система также напоминает о необходимости своевременно оформить дополнительные соглашения о продлении договоров.
Быстрая управленческая реакция. Руководство в любой момент может открыть дашборд, увидеть сроки, отставания, процент освоения средств и ключевые проблемы по каждому объекту и оперативно инициировать их решение.

В итоге заказчик получил рабочий инструмент управления портфелем энергетических проектов – с аналитикой, прозрачностью и ощутимой экономией времени как для руководителя, так и для проектных команд. Получение актуальных данных и отчетов занимает несколько минут вместо двух часов, как было раньше.