Исполнительная документация (ИД) в строительстве — это обязательный пакет документов, в которых фиксируется фактическое исполнение функционально-технологических, конструктивных, инженерно-технических и иных решений, содержащихся в проектной и рабочей документации.
Грамотное ведение и оформление исполнительной документации способствует повышению качества строительных работ, а внедрение современных цифровых технологий улучшает эффективность контрольной и надзорной деятельности.
Минстрой России продолжает совершенствовать нормативную базу, чтобы упростить и стандартизировать процесс ведения ИД с применением новых цифровых инструментов.
Исполнительную документацию можно вести как в традиционном виде на бумажном носителе, так и в форме электронных документов в машиночитаемом формате XML [1]. Утверждение и публикация XML-схем – исключительная прерогатива Минстроя.
21 мая 2024 года министерство опубликовало ряд новых XML-схем для формирования исполнительной документации на этапе «Строительство»:- Акт разбивки осей объекта
- Акт освидетельствования инженерных сетей и скрытых работ
- Акт освидетельствования ответственных конструкций
- Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы
- Общий журнал работ
- Журнал входного контроля материалов и др.
Эти XML-схемы вводятся в действие через три месяца после публикации на сайте Минстроя.
Порядок ведения исполнительной документации
Теперь исполнительную документацию можно вести в форме электронных документов и не дублировать ее на бумажном носителе, если об этом договорились участники строительного процесса. Для этого используется определенное программное обеспечение, участникам предоставляется возможность обмениваться документацией в единой цифровой среде.
ИД в таком формате подписывают электронной подписью, формируют и предоставляют в виде XML-файлов.
Если XML-схемы на сайте Минстроя нет, исполнительную документацию можно предоставить в следующих форматах:- .doc, .docx, .odt (для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы)
- .pdf (для текстовых документов и документов, содержащих формулы и графические данные)
Преимущества автоматизации при создании исполнительной документации
Учитывая огромное количество разнообразных форм ИД в строительстве, автоматизация процесса ее создания имеет ряд преимуществ:
Эффективность. Сокращается время на создание ИД. Специализированные программы и цифровые инструменты берут на себя выполнение множества рутинных операций и задач.
Точность. Повышается точность и надежность при сборе, обработке и структурировании данных. Снижается риск ошибок по вине человеческого фактора при ручном вводе данных, становится проще следовать нормативным требованиям и стандартам. Программы самостоятельно проверяют ИД на полноту, актуальность сертификатов, достаточность документов о качестве материалов и сигнализируют об ошибках.
Единообразие. Работа всех участников проекта проходит в общей информационной среде. Это позволяет улучшить коммуникацию и взаимодействие между различными командами, специалистами и организациями.
Легкость внесения изменений. Изменения в ИД можно внести за несколько кликов мыши. Нет необходимости перепечатывать при этом документ или весь комплект.Сохранность. ИД в форме электронных документов хранится в течение всего срока эксплуатации объекта. Информационные системы предусматривают резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, а также возможность автоматизированного ведения электронных журналов. Благодаря электронному журналу видны все правки пользователей и время их внесения в режиме 24/7 (например, размещение, изменение и удаление информации).
Пока описанные нормы не вступали в силу, мы редко сталкивались с запросами, связанными с переводом ИД в электронный формат. Но сейчас ситуация изменилась. Специалисты Айбим видят, что рынок все больше нуждается в консультационных услугах для внедрения специализированного программного обеспечения и ведения исполнительной документации в форме электронных документов. Также требуется обучение сотрудников новому формату работы.
ПО для автоматизации ведения исполнительной документации
Для работы с машиночитаемым форматом подходит любая информационная система, способная представлять и обрабатывать данные в соответствии с XML-схемами.
Эксперты Айбим проанализировали программное обеспечение для создания ИД в электронном формате, включенное в Реестр российского ПО. Продукт должен не только решать задачи по своей непосредственной специализации: важно и то, насколько он позволяет комплексно автоматизировать сопутствующие процессы. Оформление, сбор, подписание и передача ИД неразрывно связаны с организацией и планированием строительных работ, строительным контролем, оплатой выполненных работ, вводом объекта в эксплуатацию.
Мы классифицировали продукты по комплексному решению вопросов, стоящих перед компанией, и выделили две группы программного обеспечения:- Многофункциональные решения, которые включают автоматизацию различных процессов: строительного контроля, проектной, рабочей документации, материально-технического обеспечения, аналитики и т.п., в том числе формирование, согласование и подписание ИД. Эти решения будут интересны организациям, только начинающим свой путь цифровизации и автоматизации. Компании могут приобретать модули по мере потребности. За счет единого контура будет удобно объединять блоки и работать с ними.
- Узкоспециальное программное обеспечение для автоматизации процессов формирования и ведения ИД в единой цифровой среде. Это ПО рассчитано на компании, которые уже внедрили в свою работу решения, закрывающие часть потребностей. Мы не будем подробно сравнивать весь функционал продуктов, а рассмотрим их общие особенности.
- Создание проектов
- Информация об организациях, ответственных лицах, работниках, участвующих в подписании документов
- Комплекты рабочих чертежей по маркам со штампом «В производство работ»
- Создание и заполнение общих и специальных журналов работ
- Создание соответствующих актов (освидетельствований, разбивки испытаний и др.), в том числе на основании записей в общем журнале работ
- Формирование журнала входного контроля с паспортами и сертификатами
- Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ
- Хранение исполнительных схем, загружаемых в систему
- Настройка ролевого доступа
- Формирование реестра исполнительной документации
В портфолио Айбим есть кейсы внедрения продуктов для работы с ИД и решения таких задач, как:
- создание, параметризация, проверка и согласование исполнительно-технической документации в строительных компаниях
- ведение и хранение общих и специальных журналов работ, исполнительно-технической документации в структуре проекта на единой цифровой платформе в среде общих данных
- учет и сопровождение замечаний заказчика и строительного контроля о недостатках выполнения строительных работ до их своевременного устранения
- привязка ИД к актам выполненных работ по форме КС-2 (Larix.Contract)
По опыту Айбим, цифровизация исполнительной документации — понятный и структурированный процесс. При этом эффективность организации значительно возрастает: сотрудники качественно и своевременно оформляют документы и не теряют их, а коммуникация между всеми участниками становится более отлаженной.
(1) Согласно Приказу № 344/пр от 16.05.2023, а также Приказу № 1026/пр от 02.12.2022.
Приказ № 344/пр вступил в силу с 01.09.2023 г. и утвердил состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства.
Приказ № 1026/пр
от 02.12.2022, вступил в силу с 01.09.2023 г. и утвердил формы и порядок ведения общего журнала, в котором ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.
