Типовые бизнес-процессы в строительной компании
После создания или получения правильной информационной модели процесс цифровизации компании не заканчивается. Следующим логичным шагом становится работа с данными, которые готовятся в этой модели и которые необходимо передавать другим участникам проекта.
Типовой бизнес-процесс использования данных выглядит следующим образом:
1. Формирование бюджета проекта и ведомости объемов работ.
2. Организация и проведение тендеров, выбор и контроль исполнителей работ:
- Осуществление тендерных процедур. Выбор подрядчика, который устраивает заказчика и предлагает оптимальную цену за определенный состав работ.
- Отслеживание исполнения работ по договору. Контроль, закрытие документов, их согласование в системе.
- Глобальный контроль качества проекта.
3. Календарно-сетевое планирование и актуализация графика по фактическим данным. Выбранный подрядчик создает график, по которому видно, укладывается ли он в сроки. При возникновении непредвиденных ситуаций специалисты вносят в график изменения.
4. Строительный контроль. Позволяет удостовериться, что работа выполняется качественно, и подрядчик все делает правильно.
Ольга Хитрова
Руководитель системной аналитикиДля решения поставленных задач мы используем разработанную нами платформу Larix, состоящую из 3 модулей – Larix.EST, Larix.CDB и Larix.CPM. Первый шаг в обработке данных из информационной модели – формирование ведомости объемов работ. Эту задачу решают Larix.EST и Larix.CDB. Новая версия Larix.EST позволяет работать не только с государственными, но и с корпоративными базами, пользоваться правилами, повторяющимися для разного вида объектов или назначать вручную работы на элементы модели.
В статье мы подробнее остановимся на втором шаге – проведении тендерных процедур, выборе подрядчика, заключении договора, контроле его исполнения,автоматическом формировании КС-2, КС-6а, КС-3. С этими задачами работают в Larix.CPM.
Проведение тендеров и контроль подрядчиков
Специалисты Айбим больше 10 лет занимаются консалтингом и, в рамках больших комплексных внедрений, регулярно общаются с сотрудниками разных отделов на стороне заказчика. Практически у всех возникают схожие проблемы, мешающие эффективной работе.
1. Организация тендера вручную
Если компания не пользуется тендерной площадкой, то все соответствующие процедуры проводятся вручную. Это крайне трудозатратно и часто приводит к различным ошибкам.
Сотрудник, который проводит конкурс, работает в режиме большого количества задач и тратит немало времени на сравнение предложений. Подрядчики, подающие предложения, только усложняют этот процесс, предлагая работы, в которых надо сначала разобраться, а затем унифицировать их для корректного сравнения. С каждым участником проводят переговоры, чтобы убедиться в том, что он делает именно те работы, на которые заявляется. Затем предложения заносят в сводную таблицу. Если заказчик не обозначил объемы работ – важно проверить, правильно ли они указаны подрядчиком. В конце сравнивают предложения по стоимости и выбирают победителя.
2. Отслеживание выполнения работ
Проблема с контролем работ возникает при получении документов на закрытие, если данные в них отличаются от ведомости в договоре. Или при появлении новых работ, у которых меняются объемы и создаются массивные (нередко «раздутые») таблицы для отслеживания выполнения. Приходится регулярно подписывать дополнительные соглашения, увеличивать объемы работ и стоимость их выполнения.
Из-за огромного вала информации на строительной площадке, большого количества участников и сжатых сроков стройки повышается вероятность появления дубликатов и согласования объемов работ, которые уже были закрыты в предыдущем периоде. Не всегда этот момент удается отследить, что чревато финансовыми издержками.
Наша разработка – Larix.CPM – позволяет минимизировать ошибки и сделать максимально удобными процесс организации тендерных процедур и дальнейшую работу с подрядчиками.
Корпоративная тендерная площадка
В Larix.CPM есть отдельные модули проведения торгов и закрытия работ. Формат работы адаптируется под потребности заказчика: перед внедрением выясняется, как в компании принято проводить торги, и система настраивается соответствующим образом.
1. Добавление участников
Larix.CPM – облачное веб-решение, где у каждого пользователя, вне зависимости от его роли, есть личный кабинет. На этапе подготовки, в систему добавляются компании, с которыми работает заказчик и пользователи (сотрудники заказчика, подрядчиков) с определенными ролями. После этого создаются цепочки согласования.
2. Подготовка тендера
Важный атрибут, позволяющий повысить прозрачность проекта – создание цепочек согласования. Что обычно требуется согласовать:
- Любой тендер, который инициирует ответственный специалист. Это исключает проблему организации тендера без соответствующих прав, возникновение неодобренных бюджетов и непонятных технических заданий.
- Договоры и дополнительные соглашения. Процесс согласования может передаваться в привычные заказчику системы документооборота, после чего в Larix.CPM поступает статус рассмотрения.
- Акты выполненных работ. После заключения договора подрядчик регулярно присылает акты. Сотрудники, выбранные заказчиком, могут согласовывать как документ целиком, так и каждую позицию в отдельности.
Работая в Larix.CPM, подрядчики видят только свое пространство, в которое им предоставлен доступ.
Подрядчики могут пройти в системе аккредитацию и проверку добросовестности у финансового отдела и службы безопасности. При регистрации подрядчик проходит настроенную цепочку оценки рисков и по итогам этой процедуры получает статус верифицированного.
3. Проведения тендера
Заказчик инициирует тендер, загружает исходную информацию: техническое задание, шаблон договора, проектную документацию. Когда заявка на проведение тендера проходит внутреннее согласование, он приглашает участников конкурса. Уведомление появляется у них в личном кабинете в Larix.CPM, а также приходит по почте.
В тендере есть определенный состав работ с заранее посчитанными объемами. Благодаря этому подрядчики не придумывают сами какие-либо работы. Они скачивают из системы Excel-файл или работают непосредственно в Larix.CPM, заносят стоимость выполнения работ, стоимость материалов. Деление может быть любым, в зависимости от потребности заказчика, его привычного и отработанного подхода. Подрядчики отправляют предложения с запрашиваемыми коммерческими условиями.
Заказчик, в отличие от подрядчика, видит все поданные предложения и по окончании сбора заявок может сформировать отчет, который покажет наиболее выгодные предложения. Также заказчик может внести «эталонные» расценки по каждой работе для сравнения предложений не только друг с другом, но и с эталоном. Стоит отметить, что система не выбирает подрядчика, а лишь собирает данные в едином формате и предоставляет отчет, на основании которого принимается взвешенное решение по выбору победителя тендера. Например, подрядчик может дать самые низкие расценки, но сроки выполнения работ окажутся слишком затянутыми, что в итоге будет экономически невыгодно.
Объем информации, которую заполняет подрядчик и которая влияет на принятие решения, может быть дополнен или изменен под потребности конкретной компании или текущего проекта.
После выбора подрядчика на выполнение работ с ним заключают договор и переходят на этап его ведения и контроля.
Изменения договора и контроль
Larix.CPM позволяет подрядчику заключать дополнительные соглашения к договору. Предметом соглашения может быть изменение состава работ, продление срока, дополнительный аванс и т.д.
Обычно подрядчик предлагает добавить работы (хотя иногда инициатива идет со стороны заказчика). Обновленная ведомость загружается в программу, и система подсвечивает, какие работы добавлены / удалены, где изменился объем. На основании этих данных заключается дополнительное соглашение.
При этом Larix.CPM не позволяет убирать работы, принятые в актах. Если работа выполняется или уже завершилась, ее нельзя удалить из системы, потому что соответствующие документы закрыты в предыдущих отчетных периодах. Точно также не допускается и завышение объема.
Пример. Подрядчик производит по договору устройство вертикальных конструкций объемом 1000 м3. За предыдущий отчетный период он выполнил 900 м3, а в новом периоде хочет подать 150 м3, хотя по факту у него доступно только 100 м3. Larix.CPM не дает подрядчику подать больший объем, чем зафиксировано в договоре или дополнительных соглашениях и не позволяет превышать запланированный объем.
В рамках договора подрядчик подает акты выполненных работ (АВР) с определенным интервалом (например, ежемесячно). Он указывает отчетный период, который хочет закрыть и объем работ, выполненный за период. Затем отправляет проект акта на согласование. Сотрудники со стороны заказчика получают и согласовывают этот акт или указывают причину, по которой отказывают в согласовании.
После завершения согласования подрядчику приходит соответствующее уведомление. Он скачивает сформированные в системе КС-2, КС-3, КС-6а, подписывает их и передает заказчику или загружает напрямую из Larix.CPM в систему электронного документооборота. Заказчик подписывает документы со своей стороны и оплачивает выполненные работы.
Все подрядчики работают в одной системе с единым набором данных – ведомостью объемов работ, которая проходит различные этапы: тендер, договор, акт выполненных работ, КС-2, КС-6а, КС-3. Это позволяет в любой момент обратиться к исходной информации и быть уверенным в том, что все корректно.
Дополнительно в системе есть набор преднастроенных отчетных форм, которые показывают текущее состояние исполнения проекта: что и в каком объеме выполнено.
